Política de tratamiento de datos personales
En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, MEDEXIS S.A.S. (marca comercial MEDEXIS Health) establece la presente política aplicable al tratamiento y protección de datos personales dentro de la organización.
1. Identificación del responsable
Nombre: MEDEXIS S.A.S., sociedad comercial colombiana identificada con NIT 900.030.524-0, con objeto social de comercio al por menor de productos farmacéuticos, medicinales, cosméticos y de tocador, operando bajo la marca comercial MEDEXIS Health.
Dirección física: Cra. 21B # 48-18, Barrio el Carmen, Barranquilla.
Correo electrónico: info@medexis.co
Teléfono: (+605) 317 7658
Sitio web: www.medexis.co
2. Objetivo
Esta política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de MEDEXIS S.A.S., fortaleciendo el nivel de confianza entre responsables y titulares, informando las finalidades y transferencias a que son sometidos los datos personales, y los mecanismos y formas para el ejercicio de los derechos de los titulares.
3. Alcance
Esta política aplica a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales objeto de tratamiento por parte de MEDEXIS S.A.S. como responsable del tratamiento.
4. Definiciones
- Habeas Data: derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos.
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Aviso de privacidad: documento puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales.
- Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, incluyendo los datos relativos a la salud.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
5. Principios rectores
- Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada sujeta a la ley.
- Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular.
- Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
- Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Transparencia: el titular tiene derecho a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
- Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo puede hacerlo personal autorizado.
- Seguridad: la información se maneja con medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias.
- Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deben garantizar la reserva de la información.
6. Derechos de los titulares
Los titulares de datos personales gozan de los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
6.1. Mecanismos para ejercer los derechos
El titular puede ejercer sus derechos escribiendo a info@medexis.co o mediante comunicación escrita radicada en la Cra. 21B # 48-18, Barranquilla, dirigida al área encargada de la protección de datos personales (Área Administrativa y Financiera).
6.2. Tratamiento de datos sensibles de salud
En el marco de la prestación de nuestros servicios de valoración de enfermería, cuidado de heridas y pie diabético, MEDEXIS Health recolecta datos relativos a la salud de los titulares. Estos son considerados datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013. En consecuencia, informamos a los titulares que:
- No están obligados a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles de salud.
- Solo se recolectan y tratan los datos de salud estrictamente necesarios para la valoración y el servicio de cuidado solicitado, previo consentimiento expreso e informado del titular.
- Ningún servicio se condiciona a que el titular entregue datos sensibles adicionales a los estrictamente necesarios para la atención solicitada.
- Los datos sensibles de salud se tratan bajo estrictas medidas de confidencialidad y seguridad, y no se comparten con terceros sin autorización expresa del titular, salvo los casos previstos en la ley (urgencia médica, requerimiento de autoridad competente, entre otros).
7. Autorización del titular
Por regla general, MEDEXIS S.A.S. recolectará la autorización previa e informada del titular, la cual podrá obtenerse por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
7.1. Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
- Información requerida por una entidad pública o administrativa, o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. Deberes de MEDEXIS S.A.S. como responsable del tratamiento
- Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
- Garantizar que la información suministrada a un encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar y rectificar la información cuando corresponda.
- Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la Ley 1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para el cumplimiento de la ley.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales
9.1. Datos personales de empleados
MEDEXIS S.A.S. trata los datos de sus trabajadores para dar cumplimiento a obligaciones laborales, emitir certificaciones, cumplir normas de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), gestionar funciones, procesos disciplinarios y contacto en emergencias. La información no será tratada por un período superior a veinte (20) años desde su recolección.
9.2. Datos personales de proveedores
Se recolectan para la gestión precontractual, contractual y poscontractual, invitaciones a eventos, y demás finalidades autorizadas expresamente por los proveedores.
9.3. Datos personales de clientes
Se recolectan para la gestión contractual, verificación de requerimientos, cumplimiento del objeto contratado, fidelización y actividades de marketing.
9.4. Registro de video vigilancia
Se recolectan datos biométricos de cámaras de vigilancia para garantizar la seguridad de las instalaciones. Esta información no será tratada por un período superior a treinta (30) días desde su recolección.
9.5. Control de ingreso
Se recolectan datos de visitantes para controlar el ingreso a las instalaciones y garantizar la seguridad. Esta información no será tratada por un período superior a tres (3) años desde su recolección.
10. Datos de niños, niñas y adolescentes
Aunque no hace parte del objeto social de la compañía, cuando se traten datos de menores de edad (por ejemplo, hijos de trabajadores), MEDEXIS S.A.S. garantizará el respeto de sus derechos y recolectará la respectiva autorización para su tratamiento.
11. Procedimiento de consultas y reclamos
11.2. Reclamos
El titular o sus causahabientes que consideren que su información debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que adviertan incumplimiento de la ley, podrán presentar un reclamo ante MEDEXIS S.A.S., mediante comunicación escrita con la identificación del titular, la descripción de los hechos y los documentos que se quieran hacer valer. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles desde su recibo.
11.3. Requisito de procedibilidad
El titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo directamente ante la empresa.
11.4. Petición de actualización y/o rectificación
MEDEXIS S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información inexacta o incompleta, siguiendo el procedimiento antes señalado.
11.5. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato
El titular podrá revocar en cualquier momento la autorización, o solicitar la supresión de sus datos, salvo que exista un deber legal o contractual de conservarlos.
12. Modificación de la política
MEDEXIS S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Toda modificación sustancial será comunicada oportunamente a los titulares, con al menos diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.
13. Vigencia
La presente política rige a partir del 1 de noviembre de 2020 y fue actualizada el 9 de agosto de 2026 para incorporar disposiciones específicas sobre el tratamiento de datos sensibles de salud.
Este documento está sujeto a revisión y actualización periódica por parte del equipo legal de MEDEXIS Health.